Правила оформления УПД

| Рубрика: Бухгалтерский учет

С целью улучшения документооборота на предприятии была введена новая форма документа, которая одновременно может заменять и счет-фактуру, и товарную накладную. Введённая форма имеет название УПД, что дословно означает «универсальный передаточный документ». Такой УПД вобрал в себя реквизиты сразу нескольких документов, а поэтому у многих бухгалтеров возникает вопрос относительно того, а как правильно заполнить УПД (образец будет представлен далее).

Установленная форма УПД

По поводу того, что представляет собой УПД, для чего он предназначен и в каких случаях может быть использован на предприятии, детально рассказано здесь. Отметим только, что документ может использоваться в двух вариантах:

  1. Просто как документ для отгрузки товара;
  2. А также как комплексный документ, заменяющий счет-фактуру и товарную накладную

Сама форма документа, несмотря на то, что УПД не является обязательным к использованию, утверждена Приказом. В ней присутствуют как обязательные реквизиты, которые должны быть в наличие во всех первичных документах, так и не обязательные, заполняющиеся по желанию. Степень заполнения документа и его детализация обуславливаются тем, в каких целях он используется: например, если он используется для замены двух документов, то необходимо заполнять все абсолютно реквизиты.

Обязательные реквизиты УПД:

  • Название самого документа;
  • Дата, когда такой документ составлен. Дата обязательно должна совпадать со счет-фактурой, иначе будут проблемы при начислении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль;
  • Полное или сокращенное наименование предприятия, которое составляет документ;
  • Сущность самой хозяйственной операции. И здесь самое интересное, она отражается как в самих реквизитах счет-фактуры, так в и другой половине документа;
  • Указание тех лиц, кто отвечает за провидение такой хозяйственной операции. При этом лица указываются как со стороны покупателя, так и со стороны продавца;
  • Подписи субъектов, которые составили данный документ, с указанием их должности и ФИО.

Все не указанные в данном перечне реквизиты заполняются на усмотрение компании.

Рекомендации по заполнению обязательных реквизитов

Для того, что детально изучить правила оформления УПД, необходимо представить рекомендации по заполнению таких обязательных реквизитов со стороны ФНС. И далее именно о них.

Таблица 1 – Рекомендации по заполнению УПД в разрезе обязательных реквизитов

Номер строки и графы

Рекомендации по заполнению и пояснения

Строки 1-7, графы с 1 по 11

Заполнение зависит от того, какой статус у документа: 1 или 2. В зависимости от этого будут заполняться разные графы.

 

Строка 8

Необходимо отражать информацию о принятии товара или о его передачи. Показывает, какая хозяйственная операция произошла и подтверждает факт возникновения экономических отношений между субъектами.

Строка 9

В данной строке необходимо указывать лишь ту информацию, которая касается транспортировки товара, например, реквизиты путевого листа, задания экспедитора и т.д.

Данный реквизит не является обязательным, поэтому даже в случае транспортировки товара его можно не заполнять.

Строка 10

В строке допускается указывать должность того лица, кто фактически совершил отгрузку товару покупателю.

В случае, если получиться, что лицо, которое отгружает товар, и лицо, которое уполномочено подписывать документ, будут одним лицом, то тогда допустимо указывать один раз его должность и ФИО

Строка 11

Здесь указывается фактическая дата отгрузки товара, но допускается по закону, чтобы такая дата не указывалась, поскольку данного реквизита нет в общеобязательных.

Хотя неуказанная дата может повлечь за собой проблемы с определением факта перехода имущественных прав и товара покупателю и определения налогооблагаемой базы за отчетный период для расчета налога на прибыль.

Также рекомендовано указывать дату даже в том случае, если дата составления документа и дата фактической отгрузки товара совпадают.

Строка 12

В данной строке указываются любые иные  сведения, которые касаются факта отгрузки товара и его передачи. Может указываться информация о сертификатах продукции, о паспортных данных и т.д. Но, как правило, данное поле не заполняется.

Строка 13

В данной строке указывается обязательно должность лица, его ФИО, которое полностью несет ответственность за провидение операции. Если окажется, что таким лицом является тоже лицо, что ответственно и за отгрузку товарно-материальных ценностей, то тогда допустимо указывать его один раз.

Также в этой строке обязательно указывается ФИО и должность субъекта, которое несет ответственность за правильное составление документа. Может возникнуть ситуация, когда таких лиц будет несколько. В таком случае указывается ФИО один раз

Строка 14

В данной строке отражается информация об особенностях субъекта, компании, которые составили этот документ. Целесообразно только в том случае, если само предприятие не ведет бухгалтерский и налоговый учет, а приобретает консалтинговые услуги.

Вообще может не заполняться.

Строка 15

Указывается информация о должностном лице, которое получило отгруженную продукцию. Реквизит по рекомендациям является обязательным, поскольку он определяет ответственного субъекта за получение ТМЦ. В свою очередь информация носит уточняющий характер. Но лучше такую информацию заполнить.

Строка 16

Отметим, что по правилам и рекомендациям, данную строку можно не заполнять, поскольку в ней отражается дата получения товара на склад покупателем. Но такая дата определяет реальное свершение хозяйственной операции и факт приобретения имущественных прав, что очень важно для налогового учета. Поэтому лучше дату указать.

Строка 17

Указывается информация, которая касается полученных во время принятия покупателем товара претензий.  Заполняется только тогда, когда при принятии покупатель отказывается оприходовать определенный товар и указывает на причину такого отказа

Строка 18

Необходимо обязательно указать лицо, которое составило такой документ

Строка 19

Экономическая сущность такой строки определяет особенности того, кто составил данный субъект. Реквизит обычно не заполняют.

Вот так кратко выглядит инструкция по заполнению УПД. Если еще возникли вопросы и что-то не понятно, можно скачать пример УПД и ознакомиться уже воочию на то, как выглядит готовый документ.

Образец заполненного УПД на услуги

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *