Нюансы составления приказа о путевых листах — образец

| Рубрика: Бухгалтерский учет

Приказ о путевых листах — образец этого документа будет полезен бухгалтеру компании, имеющей в пользовании автомобиль. Приказ должен утверждать внутренний корпоративный формат маршрутного документа, который выдается работникам, использующим служебный автотранспорт. В нашей статье мы расскажем, как составить такой приказ и каким требованиям должен соответствовать путевой лист.

 

Зачем нужен путевой лист

Как должен выглядеть путевой лист

Как составить приказ о путевом листе

Образец приказа об утверждении формы путевого листа

Выводы

 

Зачем нужен путевой лист

Многие компании в своем бизнесе испытывают потребность в использовании автотранспорта для решения различных задач: транспортировки товаров и материалов, визитов к клиентам, проверки торговых точек и т. д. Расходы сотрудников на топливо при выполнении производственных задач должны быть покрыты за счет компании. Сотруднику при этом нужно отчитаться перед бухгалтерией, представив авансовый отчет с подтверждающими расходование бензина кассовыми чеками.

Для того же, чтобы осуществить списание ГСМ, строго необходимо наличие путевого листа. При его отсутствии не полагается относить топливные суммы на расходы и использовать их при определении налоговой базы.

Путевой лист содержит сведения о работе водителя, нормативном расходе топлива, пробеге автотранспорта и маршруте следования. Эти сведения помогают бухгалтеру и проверяющим удостовериться, что автомобиль эксплуатировался по экономически обоснованному назначению.

Если компании ведут автотранспортную деятельность, то они обязаны снабжать водителей путевыми документами каждый день, кроме времени отправления в командировку. Остальные организации могут выбирать произвольный период выдачи листов, но не более чем один месяц.

 

Как должен выглядеть путевой лист

Главной задачей путевого листа можно считать отражение информации о количестве используемого топлива и маршруте следования водителя для того, чтобы можно было рассчитать итоговую сумму расхода к принятию на учет.

Положительное упрощение в оформлении маршрутного документа произошло в 2013 году: компании теперь могут сами определять формат путевого листа (ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Раньше шаблон должен был создаваться строго по единому формату, определенному Госкомстатом РФ.

Однако путевой лист по-прежнему является первичным документом, поэтому существуют требования к содержанию данных в нем, которые перечислены в ст. 9 закона № 402-ФЗ.

Обязательными реквизитами, согласно этой статье, являются:

  • название документа;
  • дата документа;
  • название юридического лица;
  • описание операции, на основании которой выписывается документ;
  • стоимостное значение операции;
  • перечень лиц, ответственных за операцию;
  • подписи соответствующих лиц.

При этом приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 предусматривает, что в путевом листе также должны отражаться:

  • название и номер документа;
  • период действия документа;
  • данные владельца автомобиля;
  • техническая информация об автомобиле, пробег;
  • данные водителя.

Таким образом, целесообразно подготовить корпоративный шаблон маршрутного листа с включением перечисленных требований к содержанию и с добавлением внутренних реквизитов. Для облегчения задачи обычно берут единый образец Госкомстата и изменяют его под свои нужды (не удаляя при этом обязательные реквизиты). Данный подход позволить избежать претензий налоговой инспекции при проверке обоснованности списания расходов.

 

Как составить приказ о путевых листах

Форму путевого листа необходимо закрепить в учетной политике организации либо отдельным приказом руководителя. Подготавливается приказ о путевых листах в произвольном виде на фирменном бланке, при этом он должен быть представлен для ознакомления всем сотрудникам. Установленной формы приказа нет, главное, чтобы в документе обязательно присутствовали следующие данные:

  • название компании;
  • дата, номер документа;
  • наименование документа;
  • дата, определяющая, когда содержимое приказа вступает в силу;
  • перечень ответственных за исполнение лиц.

Завершают документ подписи руководителя, ответственных за исполнение приказа и ознакомленных с приказом сотрудников.

 

Образец приказа об утверждении формы путевого листа

Рассмотрим на примере, как создается приказ об утверждении путевого листа.

Например, бухгалтер ООО «Леон» подготовил свой шаблон путевого листа, не закрепленный учетной политикой общества. Для вступления в силу новой формы листа нужно его утвердить приказом руководителя.

Для этих целей в приказе, подготовленном на фирменном бланке, бухгалтер отражает обязательную информацию:

  • номер приказа: № 100;
  • дата приказа: 15.04.2016;
  • наименование приказа: «Об утверждении формы путевого листа»;
  • основание и содержание приказа: «Согласно ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 № 402-ФЗ и приказу Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152, утвердить форму путевого листа в целях корректного учета и списания ГСМ, отраженную в приложении № 1»;
  • дата вступления в силу: 05.2016.
  • перечень лиц, ответственных за исполнение: «За исполнение приказа отвечает главный бухгалтер ООО «Леон» Ларина М. Н.»;
  • перечень лиц к ознакомлению: «Для ознакомления водителю Морозову В. А.»;

Затем приказ подписывается руководителем Сомовым И. Т., главным бухгалтером Лариной М. Н. и водителем Морозовым В. А.

Надлежащим образом оформленный образец приказа об утверждении путевого листа вы можете скачать на нашем сайте.

 

Выводы

Корректное и своевременное оформление шаблонов внутренних документов является несложной, но чрезвычайной важной задачей для организации. Стоит внимательно отнестись к разработке собственной формы путевого листа, учтя при этом все требования законодательства и адаптировав документ под нужды компании. Грамотно составленный документ позволит уменьшить базу для налогообложения на сумму транспортных расходов без опасения получить претензии со стороны налоговиков, а также избавит бухгалтерию от ошибок заполнения путевых листов персоналом предприятия. Кроме того, следует помнить, что все внутренние документы должны отражаться в учетной политике либо утверждаться приказом руководителя.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *