Как заполнить журнал учета путевых листов (особенности)?

| Рубрика: Бухгалтерский учет

Журнал учета путевых листов  неотъемлемая часть процесса оформления транспортной работы в любой организации. Для правильного использования журнала учета путевых листов необходимо знать, какой бланк можно применять, в какой последовательности вносить записи и как долго хранить его в архиве. В нашей статье рассмотрим образец заполнения журнала учета путевых листов.

 

Путевой лист — бланк учета транспортной работы

Назначение журнала регистрации путевых листов

Основные требования к внесению записей в журнал учета движения путевых листов и порядок их выдачи

Где скачать журнала учета путевых листов по форме 8 и образец его заполнения?

Путевой лист — бланк учета транспортной работы

Все компании, использующие в своей деятельности автомобили и спецтехнику, обязаны оформлять путевые листы. Без путевого листа водитель не имеет права ездить на автомобиле, тракторе, автобусе или автокране. Это основной документ учета, в котором фиксируются данные о заправленном и израсходованном топливе, его остатке в баке, количестве поездок, общем пробеге и объеме перевезенного груза.

По общему правилу для всех фирм, основной деятельностью которых являются грузовые или пассажирские перевозки, путевой лист должен выдаваться каждый день, за исключением периодов нахождения водителя в командировке. Для тех же компаний, у которых подобные операции носят лишь вспомогательный, обслуживающий характер, возможна выдача документа на промежуток времени до 1 месяца. Однако каков бы ни был период, на который выдается путевой лист, он всё равно должен быть зафиксирован в журнале учета выдачи путевых листов.

 

Назначение журнала регистрации путевых листов

Как уже было отмечено выше, для фиксации факта выдачи путевого листа используется журнал учета путевых листов. Для этих целей долгое время предписывалось применять журнал учета движения путевых листов по форме 8, введенный в действие постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В 2013 году в закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ были внесены изменения, и указанный формат больше не является безусловным для использования.

Допускается разработка бланка журнала учета путевых листов собственными силами на основе указанной выше формы или принципиально новой, однако при этом состав реквизитов должен быть сохранен. Созданный самостоятельно формат журнала выдачи путевых листов необходимо ввести в действие распорядительным документом руководителя, а порядок заполнения включить в политику учета компании.

 

Основные требования к внесению записей в журнал учета движения путевых листов и порядок их выдачи

Как и любой регистр книжного формата, журнал путевых листов имеет титульную часть с реквизитами компании и наименованием формы и непосредственно основной раздел, в котором регистрируются все выписанные документы. Журнал включает следующие колонки:

  1. Дата выписки и регистрационный номер.
  2. Ф. И. О. водителя, табельный номер.
  3. Регистрационный номер транспортного средства.
  4. Несколько граф для подписей участвующих лиц:
    • водителя в том, что он получил лист на руки;
    • ответственного за выписку сотрудника;
    • работника бухгалтерии — в принятии оформленного документа к учету.
  5. Для внесения дополнительных данных есть столбец с примечаниями.

Таким образом, обеспечивается сплошной учет путевых листов без пропусков в хронологическом порядке, с последовательной регистрацией каждого документа. Когда регистр полностью оформлен, он шнуруется и скрепляется на последнем листе печатью компании и подписью директора. Оформление журнала необязательно производится диспетчером, это может быть любой другой сотрудник, на которого возложена эта обязанность приказом компании.

 

Где скачать журнала учета путевых листов по форме 8 и образец его заполнения?

Многим начинающим, а иногда и опытным работникам для правильного внесения данных необходимо иметь перед собой образец журнала выдачи путевых листов. Проще всего скачать его, перейдя по ссылке на сайте. Поскольку форма 8 сейчас не является обязательной, мы представляем вам примерный образец, который может быть разработан на предприятии.

Скачать образец

 

***

Всем компаниям, эксплуатирующим транспортные средства, необходимо выписывать путевые листы и вести соответствующий журнал. Без указанных документов фирме вряд ли удастся списать расходы на ГСМ в налоговом учете.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *